Cos'è
…[Nome Assistente], l'Assistente Virtuale del sito web di ……, è un servizio digitale messo a disposizione per facilitare l'accesso alle informazioni sui servizi erogati dall’Organizzazione
Il servizio è disponibile 24 ore su 24 e rappresenta uno strumento aggiuntivo di supporto ai tradizionali canali di comunicazione.
Come funziona
L'Assistente Virtuale utilizza tecnologie di Intelligenza Artificiale per comprendere le domande formulate in linguaggio naturale e ricercare le informazioni più pertinenti all'interno della documentazione e dei contenuti messi a disposizione dall’Organizzazione
Il sistema è progettato per fornire informazioni all’utente riguardo ai servizi erogati dalla nostra Organizzazione oltre a fornire, su richiesta dell’utente, un form facoltativo da compilare per permettere di esser ricontattati da un nostro operatore.
Le risposte vengono elaborate sulla base delle informazioni presenti nella banca dati del sistema.
La chatbot non sostituisce in alcun modo il personale aziendale, ma costituisce uno strumento di supporto che consente di ottenere rapidamente informazioni di carattere generale.
Qualora la richiesta richieda approfondimenti ulteriori, valutazioni discrezionali o riguardi pratiche specifiche, il sistema potrà invitare l'utente a rivolgersi direttamente ai recapiti aziendali o metter l’utente direttamente in comunicazione con una persona fisica che opera per conto dell’Organizzazione
Trasparenza sull'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale
Le risposte fornite dalla chatbot sono generate automaticamente mediante strumenti di Intelligenza Artificiale, sulla base delle informazioni e della documentazione predisposta.
Le informazioni fornite hanno esclusivamente finalità informative e di orientamento ai servizi erogati dall’Organizzazione.
Il sistema non assume decisioni autonome e non sostituisce in alcun modo l’intervento umano del personale aziendale.
In caso di dubbi, di richieste particolarmente complesse, di impossibilità a rispondere o qualora l’utente lo richieda, è sempre consentita l’interazione con un operatore di ….…
Affidabilità delle informazioni
…… aggiorna periodicamente la banca dati utilizzata dall'Assistente Virtuale affinché le informazioni fornite siano quanto più possibile corrette, complete e aggiornate.
Nonostante ciò, potrebbero verificarsi casi nei quali il sistema:
· non comprenda correttamente la domanda formulata;
· fornisca una risposta incompleta;
· non disponga delle informazioni richieste.
In tali circostanze si invita l'utente a consultare direttamente le pagine del sito web di …… o a contattare direttamente l’Organizzazione secondo i canali ordinari consultabili sul sito web o direttamente forniti in calce alla presente.
Utilizzo corretto del servizio
L'Assistente Virtuale è destinato esclusivamente alla richiesta di informazioni relative ai servizi e alle attività dell’Organizzazione
Si invita l'utente a formulare domande chiare e pertinenti.
È inoltre raccomandato di non inserire dati personali non strettamente necessari ai fini della richiesta formulata ed a non comunicare in alcun modo dati appartenenti alle categorie particolari di cui all'art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679, quali ad esempio dati relativi allo stato di salute, alle convinzioni religiose, alle opinioni politiche o ad altri aspetti particolarmente riservati della propria sfera personale.
Qualora tali dati vengano spontaneamente comunicati dall'utente e non siano strettamente necessari al perseguimento delle finalità della richiesta, essi saranno immediatamente cancellati, senza ingiustificato ritardo.
Protezione dei dati personali
L'utilizzo dell'Assistente Virtuale può comportare il trattamento dei dati personali, eventualmente comunicati dall'utente nel corso della conversazione, per specifiche finalità di cui all’informativa per il trattamento dei dati personali consultabile all’interno della Chatbot e sul sito web di ….…
Il trattamento è effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del Codice in materia di protezione dei dati personali e della normativa vigente.
Le conversazioni possono essere trattate e conservate per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità di erogazione del servizio, nel rispetto delle modalità e tempistiche indicate nell'Informativa sul trattamento dei dati personali e comunque non oltre ……. giorni a decorrere dall’avvio della conversazione.
Assistenza
Qualora la chatbot non sia in grado di fornire la risposta richiesta oppure sia necessario ricevere assistenza personalizzata, è possibile contattare direttamente gli uffici di …… attraverso i consueti canali istituzionali, riportati di seguito:
- indirizzo e-mail:
- telefono:
In alternativa potrà recarsi direttamente presso la sede legale di …… ubicata a …… in Via …….